Компания "Алекс-Сервис" представляет вашему вниманию оборудование для решения задач по рассылки почтовой корреспонденции -
КОНВЕРТОВАЛЬНОЕ ОБОРУДОВАНИЕ.
Кому необходимо данное оборудование:
- предприятиям, перед которыми остро стоит задача соблюдения Федерального Закона №152 «О персональных данных»
- предприятиям занимающимся или планирующим организовать почтовые рассылки.
Существуют как минимум две технологии решения задач по организации рассылки корреспонденции: конвертовальное (конвертовкладочное) и бесконвертное.
Сфера применения конвертовальных или бесконвертных машин: биллинг, платежные чеки, выписки по коммунальным услугам, Direct Mail и т.д.
Рассмотрим подробнее данные технологии:
Что такое конветовальная (конвертовкладочная) машина?
Конвертовальная машина – это аппарат, в который с одной стороны загружаются чистые конверты с открытым клеевым слоем, а с другой стороны – документы или материалы, которые требуется вкладывать в конверты. В итоге машина сама сложит (сфальцует) требуемым образом документы, вложит их в конверт и заклеит этот конверт.
Что может конвертовкладочная машина?
Конвертовкладочная машина может производить следующие основные действия:
1) фальцевать (складывать) документы, вкладывать их в конверт, заклеивать конверт;
2) фальцевать (складывать) документы, вкладывать их в конверт и не заклеивать конверт;
3) вкладывать в конверты документы без фальцовки, например, толстые буклеты, брошюры, открытки и др.;
4) вкладывать в конверты пластиковые карточки, диски и прочие предметы, если они закреплены на листе. Данная операция не предусматривает фальцовку;
5) производить только фальцовку без вложения в конверт;
6) делать подбор и фальцовку нескольких документов, предназначенных конкретному адресату. Эта функция реализуется при помощи считывателя оптических меток.
Конвертовкладочные машины можно усовершенствовать, подключив значительное количество опций и дополнений, которые упрощают выполнение требуемой задачи клиента. Но об этом стоит проконсультироваться со специалистами и исходить как из собственных возможностей (финансовых, объемов корреспонденции и т.д.), но и поставленных задач.
БЕСКОНВЕТНАЯ ТЕХНОЛОГИЯ
Бесконвертное отправление — это письмо, где лист бумаги одновременно является письмом для адресата и конвертом.
Бесконвертное отправление содержит адресное поле, обрамляется линиями перфорации и местами проклейки конверта. При формировании бесконвертного отправления один лист бумаги складывается в полноценный конверт. Содержание письма получатель узнает только после вскрытия конверта по линиям перфорации. Комбинируя разные способы печати, места сгиба листа, склейки и перфорации, можно изготавливать различные бесконвертные отправления. Адресный блок может быть расположен вверху отправления при использовании односторонней печати документа или на оборотной стороне отправления при дуплексной печати.
Рассылка счетов, квитанций и других документов с персональными данными в виде бесконвертных отправлений соответствует требованиям 152-ФЗ «О персональных данных», так как, персональная информация скрыта внутри документа. Получить доступ к ней, без нарушения целостности отправления невозможно.
Как выбрать конвертовальное оборудование?
Для того, чтобы подобрать конвертовкладочную машину, нужно точно знать следующие параметры:
а) Количество вложений в месяц, которое планируется производить на машине
В характеристиках оборудования обязательно стоит параметр «рекомендуемая нагрузка». Этот параметр означает оптимальную месячную нагрузку на машину. Максимально допустимая нагрузка, как правило, в 1,2-1,5 раза больше рекомендованной. При соблюдении рекомендованной нагрузки ресурс машины будет максимальным. Если машину эксплуатировать в режиме максимальной нагрузки, то ресурс будет меньшим.
Также в качестве характеристики конвертовального оборудования указывается максимальная часовая производительность. Этот показатель указывает на максимально возможное количество вложений в конверты в течение 1 часа и зависит от количества листов вложений. Наиболее скоростной режим работы машины – один лист в один конверт, без фальцовки.
б) Тип конверта
В характеристиках конвертовкладочной машины указываются типы конвертов, которые может использовать эта машина.
Типы конвертов, с которыми работают конвертовкладочные машины
Наиболее широко применяются конверты с окошками, использование которых позволяет не печатать адрес получателя на самом конверте. Достаточно напечатать адрес на документе, сфальцевать его правильным образом и разместить в конверте адресом в окошко.
Если в характеристиках конвертовкладочной машины указываются конкретные типы конвертов, значит машина работает только с ними. Если указан диапазон размеров, например «от С65 до С5», значит машина работает с любыми конвертами, размеры которых находятся в указанных пределах.
в) Планируется ли производить переменные вложения?
Самый простой вариант, когда 1 лист вкладывается в 1 конверт (например, квитанция за коммунальные услуги). Если в один конверт надо вложить 1 лист, а в другие конверты больше одного листа (например, счета за услуги связи, когда расшифровка звонков одного клиента уместилась на 1 листе, а второй клиент «наговорил» на 4 листа) – то такие вложения называются переменными. Такие вложения возможно сделать только с использованием считывателя оптических меток (OMR/BCR).
Оптическая метка (OMR) и бар-код (BCR) – это отметки, которые возможно напечатать на документах с целью облегчения дальнейшей работы с этими документами.
Применительно к конвертовкладочным машинам OMR/BCR метки нужны для того, чтобы машина смогла определить, что именно делать с данными документами.
г) Планируется ли вкладывать в один конверт документы разных форматов?
Если стоит задача вложить в 1 конверт сфальцованный документ одного формата (например, А4) и одновременно с ним документ другого формата без фальцовки (например буклет формата А5), то такую задачу целесообразно реализовать на конвертовкладочной машине с 2-мя или более подающими лотками. В этом случае из верхнего лотка будут подаваться документы формата А4, а из нижнего – документы формата А5.
В этом небольшом экскурсе мы рассмотрели основные технологии решения задачи по организации эффективной рассылки корреспонденции.
По вопросам подбора оборудования и технической консультации обращайтесь к специалистам компании «Алекс-Сервис» по телефону 302-100.
Спасибо за внимание!
